Faire une rétrospective positive


Depuis peu, j’ai commencé avec mes équipes à utiliser des techniques de gamestorming et de rétrospectives différentes du schéma classique afin de travailler d’autres aspects de la collaboration et de la réflexion sur le déroulement des sprints.

Celle que je vous présente aujourd’hui est une rétrospective d’appréciation, une rétrospective positive.

Première étape : Check- in (15 minutes)
Il est important, spécialement au début d’une rétrospective de donner à chacun l’occasion de s’exprimer sur l’état d’esprit dans lequel il se trouve au moment d’aborder cette rétrospective. Cela permet de voir comment le sprint a affecté chaque membre de l’équipe. On peut y aller avec un mode de jeton (chacun son tour) puis permettre à qui en ressent le besoin de revenir sur ce qui a été exprimé par ses coéquipiers.
J’accorde en général 3 minutes par personne.

Deuxième étape : mise en place (5 minutes)
Il s’agit ici d’expliquer le déroulement global de la séance de rétrospective, d’en indiquer la durée, la mécanique et l’objectif. Le temps de chacun étant précieux, il est important pour les participants de savoir que celui-ci n’est pas gaspillé, mais au contraire bien organisé et orienté vers un objectif clair.

Troisième étape : appréciation individuelle collective (10 minutes)
Chaque participant va devoir écrire un message d’appréciation à au moins un des autres participants ( finalement ils en écriront pour chaque membre). Une fois que ceci est fait, tour après tour chaque participant lit les appréciations qu’il a écrites aux autres à haute voix. Cette étape force tous les participants à interagir et met en place une logique positive.

Quatrième étape : collecte de données positives (10 minutes)
Idéalement, on dispose de post-it de 3 couleurs. On associe à ces couleurs les thèmes suivants : forces, succès et événements/moments.
Chaque participant va noter sur les post-its de la bonne couleur les éléments correspondants à ces thèmes qui se sont produits durant le sprint.
Donc il notera tout ce qui selon lui aura été des forces pendant le sprint, que ce soit au niveau personnel, équipe, environnement, processus, expert externe, outils, compagnie, collègues, etc. Même chose avec les succès et les moments ou événements marquants positifs.
Il est important de noter un seul élément par post-it.
À l’issue de cette étape, on collecte les post-its et on le colle dans un secteur du tableau blanc.

Cinquième étape : projection dans un futur utopique (15 minutes)
Présenter que l’on est à la fin du sprint suivant, et que ce sprint est le sprint de nos rêves, il n’est composé que de forces, de succès et d’événements positifs.
Quels sont-ils ?
Pour y répondre, on refait le même exercice qu’à l’étape précédente, avec les mêmes thèmes et les mêmes couleurs de post-it.
On récupère les post-its et on les place de l’autre côté du tableau.
Dans d’autres formes de rétrospective on identifie ce qui a moins bien fonctionné que ce que l’on aurait aimé, dans cette forme-ci de rétrospective, cette étape mène le participant à repenser les mêmes éléments mais en les imaginant parfaitement positifs.

Sixième étape : regroupement, mapping et collaboration (20 minutes)
On invite tous les participants à se rejoindre devant le tableau.
On leur propose d’examiner ensemble tous les post-its présents.
Ensuite, ils doivent relier, regrouper les post-its par thème, idée ou logique. ( Pas les thèmes succès forces et événement, mais plutôt des idées telles que technique, collaboration, éthique, environnement, processus… En bref ce que l’on peut déterminer depuis les post-its).
Il est normal de mélanger ce qui vient de la cinquième et ce qui vient de la quatrième étape.
Cette étape permet à chacun de prendre conscience de ce qui pour les autres est un élément positif important, on bâtit ainsi une compréhension collective des succès, des forces et des évènements importants.
En même c’est un exercice qui renforce la communication et la cohésion de l’équipe en la poussant à collaborer.

Septième étape : vote (5 minutes)
Chaque membre de l’équipe possède deux votes qu’il va pouvoir attribuer aux thèmes de ces choix. Il peut très bien décider de donner deux votes au même thème et aucun aux autres.
Sur quels thèmes voter ?
Chaque participant choisi le ou les thèmes sur lesquels il aimerait que l’équipe réfléchisse à comment en faire ou continuer à en faire des succès, des forces et des événements positifs.
On accorde quelques minutes pour faire le choix.

Huitième étape : remue-méninges à jeton (30 minutes)
On reprend les 2 thèmes qui ont remporté le plus de votes à l’étape précédente, et on rediscute tous ensemble de chacun des post-its qu’ils contiennent. On peut utiliser un système de jeton pour s’assurer que chacun aura la chance de prendre la parole sur chaque idée émise dans les post-its.
Le principe du jeton est simple, le participant qui à le jeton a le droit d’émettre une remarque ou idée sur le sujet en discussion puis il passe le jeton au suivant. Évidemment si on n’a rien à ajouter on peut « passer » et laisser le participant suivant s’exprimer. Ainsi de suite jusqu’à ce que l’on n’ait plus rien à ajouter sur le sujet on passe alors au sujet suivant.

Il faut bien entendu synthétiser ce qui sera dit à la huitième étape, identifier des éléments ( pas trop nombreux 2 ou 3) sur lesquels l’équipe veut et peut se concentrer dans son prochain sprint et clore la séance de rétrospective.

Scrum outil d’amélioration continue


Un des objectifs de scrum est d’encourager l’amélioration continue de l’équipe.

Qu’entend on par amélioration  continue ?
La philosophie japonaise du kaizen ( http://fr.wikipedia.org/wiki/Kaizen) présente l’amelioration continue comme une démarche quotidienne basée sur une participation volontaire de chacun qui engendre des progrès réels et peu onéreux.

Toute la philosophie du Kaizen réside dans ces phrases : « Fais-le mieux, rends-le meilleur, améliore-le même s’il n’est pas cassé, parce que si nous ne le faisons pas, nous ne pouvons pas concurrencer ceux qui le font. » « Mieux qu’hier, moins bien que demain. »


Quels sont les outils mis à notre disposition par Scrum pour permettre cette amélioration ?

L’outil principal proposé par Scrum pour atteindre cet objectif est bien entendu le Sprint Retrospective, meeting qui intervient à la fin de chaque sprint après la review.

Lors de la rétrospective on identifiera en équipe ce qui fonctionne bien, ce qui fonctionne moins bien et comment l’améliorer.
Dans cet article : https://sebastienboyer.wordpress.com/2012/02/14/scrum-sprint-retrospective-la-magie-des-post-its/ je partage certains trucs pour réussir ses rétrospectives.

Évidemment ce meeting n’a lieu qu’à tous les 2 à 4 semaines dépendant de la durée de vos sprints, on ne parle pas d’une démarche quotidienne.
Néanmoins une équipe qui cherche de façon proactive et volontaire à s’améliorer à ce rythme là est déjà un gage de succés.


Que cherche t on a ameliorer exactement ?

La réponse est en fait simple : absolument tout ce qui peut l’être ! Dans la mesure du raisonnable, tant au niveau de l’effort à fournir que des moyens financiers à déployer.
Concrètement on parle souvent, de l’équipe, de ses interactions, des outils, des processus scrum, des méthodes, de l’implication etc…

Réussir ses Sprint Rétrospective : La magie des post-its


J’agis à la fois en tant que Product Owner et facilitateur Agile au sein de ma compagnie ; nous avons pris ce virage depuis peu et je remarque une certaine difficulté lors de la rétrospective.

Dans tout le processus Scrum,  la rétrospective est le meeting le moins mécanique et par conséquent aussi le meeting ou les membres de l’équipe ont le plus de difficulté à s’exprimer.

J’ai donc cherché les raisons de cette difficulté et j’en arrive à ces conclusions.
il s,agit surement d’une certaine forme de gêne dans des équipes qui ne sont pas habituées à :

  • S’interroger sur leurs interactions
  • S’interroger sur leur façon de collaborer
  • Se confronter respectueusement.

J’ai donc essayé différentes pistes.
Dans un premier temps je leur exposais simplement les 2 premieres questions : Qu’est-ce qui à bien fonctionner dans ce sprint ? Qu’est ce qui aurait pu mieux fonctionner ?
Résultat, quand un parle les autres n’osent pas exprimer d’avis contraire. Ils ont beaucoup plus de misère à exprimer ce qui aurait pu être  mieux. On arrive rapidement au silence, les rétrospectives sont donc peu productives.

J’avais pensé que lors du sprint suivant ,j,aborderai les questions une par une et ne permettrai à chaque personne de n’exprimer qu’une opinion à la fois. Finalement j’ai opté pour une autre approche que je vous présente ici.

On commence donc avec la première question que l’on écrit au tableau : Qu’est-ce qui, lors de ce sprint, a selon vous été une réussite ?
On ecrit ensuite les thėmes pour lesquels on veut répondre à la question, dans notre cas ce sont les suivants :

  • la technologie & les outils
  • l’équipe (Scrum dev + Scum master + Product owner)
  • l’équipe étendue (équipe + experts externes)
  • le processus Scrum
  • les actions du Scrum master
  • les actions du Product Owner

On part un timebox de 15 minutes, chaque membre de l’équipe doit ecrire une opinion/fait par post-it en spécifiant le thème.
En quelques minutes les opinions évidentes sont notées, le reste du timebox force les participants à identifier les éléments moins marquants.

On ramasse les post-it et on les place sous les thèmes correspondants.
On commence par remarquer les thèmes qui récoltent le plus et le moins de post-it, donc les zones de pus grands succès sur lesquels on va pouvoir se reposer pour perpetuer le succès.

Par thème, On les lit à haute voix et ensemble on les regroupe par idée.
Cet exercice permet à chacun de se situer par rapport à l’équipe, voir si ils partagent une vision commune.


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On répète le même exercice pour la question deux : Qu’est-ce qui, lors de ce sprint, aurait selon vous pu être mieux réussi ?
Ensuite en équipe on trouve des pistes d’amélioration des points de la question 2.

Voilà, bonne rétrospective !